Si pour vous, générer une quittance peut vous paraitre un acte anodin…
Faites bien attention, car un locataire malhonnête pourrait s’en servir contre vous !
En effet, vous avez pris l’habitude de générer vos quittances de loyer tous les mois. Après quelques clics sous Word, vous enregistrez la quittance du mois et vous l’envoyez par mail au locataire.
Jusqu’à là, rien de bien compliqué. Vous avez fait votre job de bailleur pour le mois .
Vous attendez tranquillement le mois suivant…
Saviez-vous que dans certains cas vous ne devez pas générer de quittance ?
Ca pourrait vous porter préjudice avec des conséquences financières lourdes.
C’est ce que nous allons voir ensemble dans cet article : tout ce que vous devez savoir sur la quittance de loyer et les « règles » pour ne pas faire fausse route .
En plus, vous trouverez en dernière partie de cet article une série d’exemples concrets, afin de réagir au mieux selon votre situation.
Je vous livrerai aussi mon secret pour envoyer des quittances au locataire sans vous en occuper.
1. Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document remis par le bailleur à son locataire, qui atteste du bon paiement du loyer et des charges. De façon plus générale, une quittance permet à un créancier d’établir que son débiteur a bien réglé sa dette.
Si le cœur vous en dit, vous pouvez consulter l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989.
2. Est-il obligatoire de délivrer une quittance de loyer à son locataire ?
En tant que bailleur, vous ne pouvez pas vous opposer à délivrer une quittance à votre locataire, dès lors que le loyer et les charges ont été entièrement payés. Si tout est en règle, vous n’avez aucune raison de refuser !
En revanche, si le locataire ne vous en fait pas la demande, vous n’êtes pas obligé d’en délivrer une par défaut à chaque paiement.
Autre élément très important : une quittance, c’est gratuit !
Interdiction pour le bailleur de demander de l’argent en échange d’une quittance, elle doit être délivrée gratuitement. Peu importe que vous soyez bailleur privé ou bailleur social, le principe de gratuité reste le même.
3. Que doit contenir la quittance de loyer ?
Tout ça c’est bien beau, mais ça ressemble à quoi une quittance exactement ?
D’abord, la forme de la quittance : il s’agit nécessairement d’un document écrit.
Vous trouvez ça plus simple d’adresser la quittance par mail ? Moi aussi ! À l’ère du tout numérique, la solution papier semble un peu désuète.
Cependant, vous devez obtenir l’accord de votre locataire afin de lui envoyer en dématérialisé. S’il s’y oppose, vous devez alors procéder à l’envoi papier, par courrier ou en main propre.
Parlez-en avec votre locataire, la solution numérique l’arrange très certainement aussi !
Ensuite, voici la liste du contenu d’une quittance de loyer :
- Détail des sommes versées par votre locataire. Le loyer et les charges doivent apparaitre de façon séparée !
- Période concernée par la quittance
- Nom prénom et adresse du locataire
- Nom prénom et adresse du bailleur
- Signature du bailleur
Enfin, pour terminer sur la quittance de loyer, rien de mieux qu’un modèle !
Cliquez-ici pour télécharger gratuitement le modèle de quittance au format Word et prêt à l’emploi.
4. Dois-je fournir une quittance de loyer partielle en cas d’impayés ?
Tout bailleur craint les impayés ! Tout à coup, votre locataire ne s’acquitte plus que la moitié de son loyer. Au lieu de payer les 900 euros prévus dans le contrat de bail, il vous verse seulement 450 euros. En plus de ça, il vous demande une quittance de loyer !
Alors que faire ? Editer une quittance partielle qui ne contient que la moitié de la somme ?
La réponse est non. Surtout, n’éditez pas de quittance de loyer, puisque c’est un document qui atteste du bon paiement. Cela peut se retourner contre vous en cas de procédure par la suite.
En réalité, il faut employer le mot reçu de paiement et non pas quittance partielle de loyer !
Revenons à votre locataire qui n’a payé que 450 € de loyer au lieu de 900 €. Il vous réclame une quittance ? Vous lui fournirez un reçu. Le reçu indique ainsi les sommes versées et les sommes restantes qui n’ont pas été payées.
Le reçu de paiement n’ayant pas valeur de quittance, votre locataire ne pourra pas vous l’opposer si vous avancez un mauvais paiement de sa part.
Et si l’impayé est total ?
L’impayé partiel engendre la délivrance d’un reçu. L’impayé total lui, ne doit donner lieu ni à un reçu, ni à une quittance !
5. Que doit contenir le reçu de paiement ?
Lorsque vous éditez le reçu de paiement, pensez à inclure les éléments suivants :
- Nom prénom et adresse du locataire
- Nom prénom et adresse du bailleur
- Période concernée par le reçu
- Somme réglée
- Somme restante qui n’a pas été réglée
- Signature du bailleur
Je vous conseille également d’ajouter la mention « ne vaut pas quittance ». Comme ça, pas de quiproquo !
Voilà à quoi votre reçu devrait ressembler :
6. Exemples concrets
Pour vous aider à y voir plus clair, voici plusieurs situations que vous pourriez rencontrer en tant que propriétaire, et la solution qui va avec !
Situation 1. Mon locataire a payé la totalité de son loyer et de ses charges.
Vous êtes alors dans l’obligation de fournir une quittance de loyer si votre locataire en fait la demande. Sa demande peut être occasionnelle : elle intervient le plus souvent lorsqu’il quitte le logement, puisque les trois dernières quittances de loyer sont souvent réclamées par les futurs propriétaires.
Il en aura besoin pour pouvoir relouer un nouveau logement. Certains locataires veulent également obtenir une quittance tous les mois, vous pouvez alors convenir avec lui d’un envoi mensuel de la quittance pendant la durée du bail.
Situation 2. Mon locataire a bien payé la totalité de son loyer, mais il n’a pas payé les charges.
Beaucoup de propriétaires sont tentés de fournir une quittance, puisque le loyer hors charge est payé. C’est une erreur !
Votre locataire a l’obligation de s’acquitter du loyer ET des charges. Dès lors que les charges ne sont pas réglées, cela est considéré comme un impayé.
Vous devez éditer un reçu et non pas une quittance, fondé sur le modèle vu ci-dessus. Il mentionnera le montant du loyer qui a été réglé, et la dette qui correspond aux charges.
Situation 3. Mon locataire n’a payé si son loyer, ni ses charges !
Aïe, l’impayé est total. Pas de paiement ? Pas de quittance. Pas de reçu non plus.
Rien n’a été payé, vous ne devez donc pas générer la preuve d’un paiement imaginaire ! En cas de litige, cela peut se retourner contre vous.
Situation 4. J’ai augmenté le loyer, mais mon locataire refuse le nouveau prix et s’acquitte toujours de l’ancien.
Lors de la révision annuelle du loyer, vous l’avez augmenté de quelques euros. Désormais, le loyer s’élève à 913 € au lieu de 900 €.
Votre locataire ne voit pas ça d’un bon œil et refuse de payer l’augmentation !
Il continue de vous verser 900€ mensuellement et souhaite obtenir une quittance. Il s’agit d’un impayé : le règlement de la somme n’est que partiel (il manque 13€ !). Vous devez donc lui fournir un reçu.
Situation 5. J’ai augmenté les charges, mais mon locataire refuse de régler le nouveau montant et s’acquitte toujours de l’ancien !
Même situation que celle vue juste avant, mais cette fois ce sont les charges qui ont augmenté. La solution est la même : un reçu, pas une quittance !
Situation 6. Mon locataire a quitté le logement sans payer le dernier mois de loyer, me sommant de prélever le montant du loyer sur le dépôt de garantie.
Votre locataire n’a en aucun cas le droit de « payer » le dernier mois de loyer avec le dépôt de garantie.
Le dépôt de garantie sert en effet au propriétaire à compenser certaines dégradations réalisées par le locataire dans le logement.
Exemple : votre locataire quitte son logement meublé. Il a cassé une lampe, déchiré un rideau et l’appartement est sale. Vous pouvez prélever sur le dépôt de garantie la somme nécessaire pour les réparations et pour les frais de ménage.
Le dépôt de garantie n’a pas vocation à remplacer le paiement du loyer.
Dans notre situation, il ne s’agit absolument pas d’un paiement : vous ne devez pas donner de quittance, ni de reçu sauf si une partie a été expressément versée par le locataire à cet effet.
Situation 7. Suite à la régularisation annuelles des charges, mon locataire refuse de payer le complément.
Parfois, la régularisation annuelle des charges montre que le locataire a moins consommé que prévu. Dans ce cas, il est content : vous lui rendez de l’argent.
Mais la régularisation peut aussi montrer que le locataire a plus consommé ! Par conséquent, il vous doit l’écart entre le montant versé et le montant dû après régularisation.
Et s’il refuse de payer la différence ?
Il s’agit bien d’un impayé de sa part : vous devez fournir un reçu.
Attention cependant : la régularisation n’intervient pas toujours. Elle dépend du régime choisi dans le contrat de bail par le propriétaire.
- Régime réel. Obligatoire en location nue, facultatif en location meublée. Ce régime permet d’effectuer une régularisation annuelle.
- Régime forfaitaire. Il peut être choisi pour la location meublée. Ce régime ne permet pas d’effectuer une régularisation annuelle : il s’agit d’un forfait unique payé par le locataire.
Lorsque vous réclamez la régularisation, pensez à bien transmettre le décompte des charges locatives à votre locataire. Le décompte permet d’attester du trop ou du moins-perçu.
7. Les 3 règles à respecter pour augmenter votre loyer
Lorsque vous souhaitez augmenter le loyer, vous devez respecter certaines règles pour que tout soit en ordre.
7.1. REGLE 1 : avoir un bail irréprochable
Veillez à vérifier que vous avez bien inséré une clause dans le contrat de bail, disposant que le loyer est révisable chaque année. Vous pouvez choisir une date ou prévoir qu’il s’agira de la date anniversaire du bail. La révision du loyer étant contractuelle, le locataire ne pourra pas la refuser par la suite.
Pour être sûr de ne pas oublier une clause importante, je vous invite à rédiger votre bail en ligne via l’application Monsieur Hugo. Nous mettons à jour tous nos contrats dès que la réglementation évolue (elle évolue vite en ce moment !).
Vous avez ainsi la garantie de rédiger un bail conforme et de le signer en ligne.
Pour en savoir plus : vous pourrez créer votre compte et commencer à rédiger votre contrat de location.
Voici ci-dessous à quoi ressemble l’interface de Monsieur Hugo si vous souhaitez rédiger un bail conforme :
7.2. REGLE 2 : savoir réviser un loyer en conformité avec la réglementation
Vous ne pouvez pas augmenter le loyer comme bon vous semble ! Il faudra vous référer à l’indice de référence des loyers (IRL) et respecter un certain formalisme pour prévenir votre locataire.
Pour calculer l’augmentation, multipliez le loyer hors charge par l’IRL applicable à la date de révision.
Astuce : nous mettons à votre disposition un outil dédié pour réviser votre loyer sans prise de tête.
- Finis les oublis : vous êtes notifiés au bon moment pour réviser le loyer.
- Finies les galères pour savoir comment le réviser : l’outil calcule correctement le nouveau loyer.
- Finie la paperasse : l’outil génère le courrier, l’envoie à votre locataire et l’archive sur votre compte.
Regarder cette courte vidéo expliquant le fonctionnement de notre outil pour réviser le loyer en ligne :
Pour résumer
Je pense que vous avez bien compris le mécanisme ! Pour résumer :
- Paiement complet (loyer + charges) 🡪 Quittance
- Paiement partiel 🡪 Reçu
- Pas de paiement 🡪 Ni quittance, ni reçu
Ma botte secrète pour ne plus vous occuper des quittances !
Générer les quittances et les envoyer tous les mois à vos locataires est la tâche la plus chronophage et ingrate de la gestion locative.
N’avez-vous jamais pensé un seul instant à vous en passer (bien que ça soit une obligation légale) ?
En utilisant notre logiciel de gestion locative Monsieur Hugo vous gagnez du temps car les quittances sont générées et envoyées automatiquement par mail à votre locataire.
Le suivi comptable est complètement automatisé (grâce au prélèvement des loyers) et le suivi se fait depuis votre tableau de bord (ci-dessous) :
👉 Venez tester gratuitement Monsieur Hugo : 2 mois offerts.
Vous ne serez pas déçu 😀.
Monsieur Hugo a été élu l’une des 5 meilleures applis immobilières par Challenge.
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