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Appel de loyer : qu’est-ce que c’est ?

Le retard de paiement du loyer bouscule toute la gestion de votre location,

S’en suivent une notification à la CAF, à la garantie VISALE et une mise à jour de votre comptabilité.

Nous avons une solution pour vous : l’appel de loyer.

Ce document, vous permet :

  • de rappeler à votre locataire le versement de son loyer,
  • de faciliter la tenue de la comptabilité

Dans cet article nous vous expliquons tout sur l’appel de loyer !

Appel de loyer : définition, rédaction et envoi

Outil de gestion locative, l’appel de loyer permet de rappeler au locataire ses obligations en matière de loyer et de charges. Même s’il n’est pas obligatoire, le propriétaire bailleur a tout intérêt à le rédiger et l’envoyer à échéance régulière, pour mieux suivre sa comptabilité et instaurer une bonne relation avec son locataire. Explications sur l’avis d’échéance de loyer !

C’est quoi un appel de loyer ou avis d’échéance de loyer ?

Vous devez faire signer un contrat de location au preneur, au plus tard au jour de l’entrée dans les lieux. Le bail de location nue ou de location meublée vient encadrer vos relations. Il comporte des mentions obligatoires (et essentielles !) comme celles relatives :

  • Au montant du loyer et des charges ;
  • A la date de perception du loyer et des charges, en début ou en fin de mois.

Aussi appelé avis d’échéance de loyer, l’appel de loyer et de charges est un document écrit rappelant au locataire que la date du paiement est arrivée à échéance. Il doit vous verser sans tarder le montant indiqué dans le bail de location pour respecter ses obligations.

L’avis d’échéance est-il obligatoire ?

Non, ****aucune des lois relatives aux relations entre bailleurs et locataires (essentiellement la loi du 6 juillet 1989 et la loi Alur de 2014) n’impose d’envoyer un avis de loyer au preneur. Vous demeurez donc libre de le faire ou non, mais vous verrez un peu plus loin que ce document a toute son importance !

Appel de loyer et quittance de loyer : quelle différence ?

L’appel de loyer sert à rappeler au locataire que le loyer est échu. La quittance de loyer, elle, est un reçu attestant que le locataire a bien payé son loyer et ses charges.

La quittance de loyers est utile lors d’un litige entre propriétaire et locataire, car elle constitue un élément de preuve sur le versement effectif du loyer.

La quittance est fréquemment demandée lorsque le locataire change de domicile, afin de pouvoir justifier auprès du nouveau propriétaire ou d’une agence immobilière qu’il a bien exécuté les obligations de son bail d’habitation précédent.

La quittance peut enfin être demandée par certains organismes de protection sociale comme la Caisse d’allocations familiales (CAF), qui conditionne le versement des aides au logement au fait d’être à jour dans le paiement des loyers et charges.

Comme l’avis d’échéance, la quittance ne constitue pas un document à émettre obligatoirement dans le cadre de la gestion locative. À une exception près : si le locataire en fait la demande, vous devez la lui fournir. Et ce, gratuitement !

À quoi sert l’appel de loyer ?

L’appel de loyer poursuit plusieurs objectifs, comme signaler un retard de paiement au locataire ou limiter les risques d’impayés.

L’appel de loyer et le retard de paiement

Hantise de tous les propriétaires bailleurs, le retard de paiement du loyer est constaté dès lors que la date de versement du loyer est dépassée. Il n’est pas sans incidence, car il peut mettre à mal la trésorerie de l’investissement locatif.

Le plus souvent, le retard dans le versement du loyer procède d’un simple oubli de votre locataire de bonne foi. L’appel de loyer vous permet ainsi de lui rappeler à l’amiable que la date de paiement est dépassée et que vous attendez le règlement du loyer sans délai.

L’appel de loyer et la gestion des risques d’impayés

On vous rassure tout de suite : les impayés concernent chaque année 2 à 3 % des propriétaires. Vous devez néanmoins réagir sans tarder pour ne pas laisser la situation s’envenimer, au risque de nuire à votre rendement locatif.

On vous rappelle également que les impayés de loyers doivent être signalés sans délai :

  • À la Caf, si le locataire perçoit des aides au logement ;
  • À la garantie Visale ou à l’assurance de loyers impayés (GLI), sous peine de déchéance de la couverture.

En outre, l’impayé de loyer marque le point de départ d’une éventuelle action en expulsion du locataire. À nouveau, l’appel de loyer vous servira à rappeler ses obligations au locataire, avant de lui envoyer une mise en demeure et un commandement de payer précisant les sommes réclamées.

Lire aussi : Comment garantir vos loyers ?

L’appel de loyer, pour être à jour dans sa comptabilité

Même si vous ne possédez qu’un seul appartement ou maison en investissement immobilier, la gestion locative s’avère assez complexe. Vous devez :

  • Tenir une comptabilité : selon votre statut de loueur locatif, elle peut être facultative ou obligatoire ;
  • Déclarer chaque année les recettes locatives perçues. Vous n’avez pas à déclarer les impayés lorsqu’ils proviennent d’une défaillance du locataire contre lequel vous avez entrepris des démarches pour en obtenir le règlement.

Avec l’appel et la quittance de loyer, vous savez où vous en êtes dans les encaissements et décaissements.

L’appel de loyer et l’assurance habitation

Comme le précise la loi de juillet 1989, le locataire doit s’assurer contre certains risques pouvant affecter le logement, comme l’incendie, le dégât des eaux et l’explosion. Il a donc l’obligation de souscrire une assurance habitation et de vous transmettre une attestation d’assurance à la remise des clés, puis chaque année, à la date d’anniversaire du bail.

Si le locataire ne remplit pas cette obligation, vous disposez de deux options :

  • Procéder à la résiliation du bail ;
  • Souscrire une assurance habitation pour le compte du locataire. Dans cette hypothèse, vous payez la prime annuelle, mais vous répercutez cette dépense à hauteur de 1/12ème à chaque paiement du loyer mensuel. Si vous choisissez cette option, vous devez mentionner le montant de la cotisation sur l’appel de loyer et de charges, et sur la quittance de loyer.

L’appel de loyer et les travaux d’économie d’énergie

Autres dépenses exceptionnelles que vous pouvez mettre à la charge du locataire : celles relatives à des travaux de réparation qui lui sont normalement imputables, ou à des travaux d’économie d’énergie. Ces dépenses doivent figurer sur l’échéance du loyer et sur la quittance.

À savoir : vous pouvez aussi consentir une baisse de loyer au locataire qui effectue des travaux dont vous avez normalement la charge. Vous devrez aussi l’indiquer sur l’avis d’échéance.

Comment faire un appel de loyer ?

Comme l’appel de loyer est facultatif, vous n’avez pas de modalités de fond ou de forme à respecter, ni à insérer de mentions obligatoires sur le document. Monsieur Hugo vous indique toutefois celles que vous avez intérêt à faire figurer.

Que contient l’appel de loyers ?

Pour que le document ait une réelle utilité, mentionnez-y :

  • Votre identité : reportez les informations du bail, sauf si vous avez déménagé. Dans ce cas, indiquez votre nouvelle adresse ;
  • L’identité du locataire : indiquez ses nom et prénom et l’adresse du bien immobilier que vous lui louez. Pour éviter tout litige ultérieur, précisez par exemple l’étage ou le numéro d’appartement si vous louez un logement en copropriété ;
  • La période concernée par l’appel de loyer (par exemple, du 1er au 31 mars). Et éventuellement les périodes d’impayés, si le locataire n’a toujours pas procédé à leur régularisation ;
  • Le montant du loyer, le montant des charges et le montant des éventuelles dépenses supplémentaires (assurance, travaux…). Pour les charges, précisez s’il s’agit de charges ou forfait ou d’une provision avec régularisation. Indiquez les montants en lettres et chiffres ;
  • Le montant du nouveau loyer, si celui-ci a fait l’objet d’une revalorisation annuelle ;
  • La date d’échéance du loyer.

Comment envoyer l’appel de loyer ?

Vous pouvez envoyer l’avis d’échéance par courrier simple pour éviter les frais inutiles. En revanche, s’il constitue une relance pour retard de paiement, préférez une lettre recommandée avec accusé de réception, pour vous ménager une preuve de la date.

Autre possibilité : envoyer le document par email. Vous devez au préalable demander son accord au locataire. En effet, son adresse mail constitue une donnée personnelle dont le recueil et l’utilisation nécessite son acceptation !

Quand envoyer un appel de loyer ?

Trois possibilités s’offrent à vous pour l’envoi de l’appel de loyer :

  • Quelques jours avant la date d’échéance du paiement, pour que celui-ci soit fait à temps ;
  • Le jour de l’échéance, pour rappeler au locataire que le versement du loyer est échu ;
  • Quelques jours après l’échéance, pour limiter la durée de l’impayé.

Peut-on facturer un appel de loyer ?

Non, vous devez fournir gratuitement l’appel de loyer.

Que faire si le locataire ne répond pas à l’appel de loyer ?

Attendez un petit délai d’une semaine ou de quinze jours après la date d’échéance pour voir si le paiement vous parvient. Si ce n’est pas le cas, téléphonez à votre locataire pour en savoir plus sur les raisons du retard.

Ensuite, il vous faut contacter la caution (particulier qui s’est portée garant du paiement du loyer), l’assureur ou Action Logement (garantie Visale), pour les informer de l’impayé du locataire. La procédure se poursuivra sur une action en commandement de payer, voire l’expulsion du locataire.

Pour éviter le retard ou les impayés, optez pour un outil de gestion locative comme celui de Monsieur Hugo ! Il vous offre une fonctionnalité très utile pour sécuriser le paiement de vos loyers à date fixe : le prélèvement bancaire depuis une seule interface. Notre solution vous propose également l’envoi automatique des quittances, le calcul de la révision du loyer, la comptabilité simplifiée…

Restons en contact ! J’ai créé le 1er groupe privé sur Facebook d’entraide entre propriétaires bailleurs.

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