Charges locatives, charges récupérables, vous êtes perdu au milieu de ce jargon ?
Pourtant, certaines charges que vous payez sont imputables au locataire.
De quoi s’agit-il ? Comment les récupérer pour équilibrer vos comptes ?
Laissez-moi vous guider pour respecter la procédure de régularisation des charges locatives.
Que sont les charges récupérables en investissement locatif ?
En matière de charges récupérables, vous allez le constater, la liste est longue. Naturellement, toutes ne vous concernent pas nécessairement, cela dépend du type de location (maison ou appartement) et des prestations du bien immobilier que vous mettez en location.
Découvrez, catégorie par catégorie, les différentes charges que vous pourrez récupérer auprès de votre locataire.
Employé d’immeuble ou gardien/concierge
Notez dans un premier temps la différence entre ces deux types d’employés. Tandis que le gardien ou le concierge est logé sur place, ce n’est pas le cas de l’employé d’immeuble. Parmi les charges que vous pourrez répercuter sur le loyer de votre locataire, on retrouve :
- le salaire de l’employé d’immeuble et les charges sociales ;
- 75 % du salaire et des charges sociales et fiscales du gardien s’il assure le nettoyage des parties communes et s’il se charge de sortir les poubelles ;
- 40 % du montant du salaire et des charges s’il ne réalise que l’une des deux actions précitées.
Ascenseur
Si l’immeuble dans lequel vous louez un appartement est équipé d’un ascenseur, il est possible de récupérer les charges suivantes :
- électricité ;
- exploitation de l’ascenseur ;
- fournitures de petit matériel d’entretien ;
- petites réparations de la cabine.
En clair, vous ne pouvez pas imputer au locataire les frais liés à un changement d’ascenseur par exemple, les charges lourdes sont assumées par le propriétaire bailleur. Il en va de même pour le contrôle technique réalisé tous les 5 ans.
Eau et chauffage collectif
Lorsque rien n’est individualisé, le propriétaire paie les charges liées à la production d’eau, à sa consommation et au chauffage, ces charges sont ainsi récupérables :
- eau froide et eau chaude ;
- eau utilisée pour l’entretien des parties communes et des espaces verts ;
- produits nécessaires pour le traitement de l’eau ;
- fourniture d’énergie (gaz et électricité selon le bien immobilier) ;
- exploitation des compteurs et entretien des épurateurs de fumée ;
- réparation des fuites au niveau des joints.
Installations individuelles
Lorsque les installations sont individuelles, cette fois, les charges récupérables sont les suivantes :
- chauffage et production d’eau chaude ;
- distribution d’eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, dépannage, etc.).
Parties communes intérieures
Là encore, différentes charges sont à prévoir, les suivantes sont récupérables auprès du locataire :
- électricité ;
- fourniture de produits d’entretien, de désinsectisation et de désinfection ;
- entretien de la minuterie ou des tapis ;
- réparation des appareils d’entretien ;
- frais de personne d’entretien.
Parties communes extérieures
Si votre bien est doté de parties communes à l’extérieur, les dépenses d’exploitation et d’entretien sont des charges récupérables :
- voies de circulation ;
- aires de stationnement ;
- abords d’espaces verts ;
- aires de jeux pour enfants.
Taxes et redevances
Enfin, parmi les charges à récupérer auprès du locataire figurent les taxes suivantes :
- taxe d’enlèvement d’ordures ménagères (TEOM) ;
- taxe de balayage ;
- redevance assainissement.
Comment calculer le montant des charges locatives récupérables ?
Le paiement des charges locatives se réalise par provisions avec une régularisation annuelle.
En clair, le locataire paie chaque mois ce que l’on nomme des provisions le temps de connaître le montant réel des charges en fin d’année.
Le montant de ces provisions est calculé comme suit :
- en fonction des résultats de l’année précédente ;
- en fonction du budget prévisionnel dans le cas d’une copropriété.
En fin d’année, deux situations peuvent se présenter :
- les provisions étaient trop élevées, vous devez alors régulariser la situation en remboursant le trop-perçu à votre locataire ;
- les charges ont été sous-estimées : vous demandez à votre locataire de vous verser un complément.
Bon à savoir : pour une colocation ou un logement meublé, dès lors que le bail est signé à partir du 27 mars 2014, aucune régularisation ne peut avoir lieu si les charges locatives sont inscrites dans le bail sous forme de forfait.
Régularisation des charges locatives : la procédure
La régularisation des charges locatives doit suivre une procédure précise afin que le locataire ne se retourne pas contre vous et conteste les montants demandés.
Adresser un décompte au locataire une fois par an
Une fois par an, le propriétaire doit faire parvenir à ses locataires un décompte. Ce décompte détaille chaque poste de dépense afin que les locataires puissent découvrir concrètement la nature des charges qu’on leur demande. Cela permet une plus grande transparence et limite le risque de contestation et de litige.
L’envoi du décompte doit se faire un mois avant la régularisation des charges locatives. Ce document fait apparaître le montant des charges, et donc le trop-perçu ou le reste à payer par les locataires en fonction des provisions versées.
Dans le cadre d’un logement en copropriété, le propriétaire bailleur doit également communiquer le mode de répartition entre les locataires et une note d’information sur la manière de calculer les charges de chauffage et de production d’eau chaude.
Produire les pièces justificatives
Le décompte ne suffit pas pour informer le locataire. Le propriétaire doit également mettre à sa disposition les différentes factures et contrats d’entretien durant 6 mois à partir de l’envoi du décompte. Les résultats antérieurs (ou le budget prévisionnel en copropriété) doivent également être à la disposition du locataire.
Le calendrier de régularisation des charges pour une location
Afin de bien récupérer vos charges locatives, je vous présente un calendrier à respecter impérativement pour éviter tout litige.
Information mensuelle
Dès lors que votre immeuble est équipé :
- de compteurs individuels d’énergie thermique télé relevables ;
- d’appareils de mesure télé relevables pour le froid ;
- d’un dispositif d’individualisation des frais d’eau chaude sanitaire ;
vous devez transmettre chaque mois à votre locataire une évaluation de la consommation.
Information annuelle
Vous devez une fois par an envoyer un décompte à votre locataire afin qu’il prenne connaissance du montant des charges locatives réelles et du montant de la régularisation (en sa faveur ou en votre faveur).
Les pièces justificatives doivent être à sa disposition durant 6 mois.
Bon à savoir : si la régularisation des charges n’est pas effectuée avant la fin de l’année civile, le locataire peut demander un échelonnement du paiement sur 12 mois.
Régularisation tardive
Il est possible de réclamer les charges pendant 3 ans, même après le départ du locataire. Ce dernier dispose également de 3 ans pour demander la régularisation de ses charges en cas de provisions trop importantes.
Toutefois, cette régularisation tardive peut être refusée par le juge des contentieux de la protection si, malgré les relances du locataire pour demander une régularisation des charges au propriétaire, ce dernier n’a pas répondu.
Que se passe-t-il si le locataire ne peut payer le montant de la régularisation ?
En cas de régularisation importante si les provisions étaient trop faibles ou les charges plus élevées que prévu, le locataire peut se retrouver en difficulté pour payer cette régularisation. Dans ce cas, il lui est conseillé de contacter son propriétaire afin de trouver une solution amiable pour échelonner le paiement. Si les deux parties ne parviennent pas à s’entendre, elles peuvent faire appel au conciliateur de justice qui tentera de résoudre ce litige à l’amiable dans un premier temps.
Questions fréquentes sur la régularisation des charges locatives
Quand a lieu la régularisation des charges locatives ?
La régularisation des charges locatives a lieu une fois par an. Avant la fin de l’année civile, vous devez communiquer à votre locataire un décompte des charges réelles et mettre à sa disposition tous les justificatifs (factures et carnets d’entretien notamment).
Comment se fait la régularisation des charges locatives ?
La régularisation des charges se fait à partir du décompte des charges réelles et des provisions versées par le locataire tout au long de l’année. Si le locataire a trop payé, le propriétaire lui rembourse le trop-perçu. Si le forfait annuel était trop faible, le locataire doit régulariser la situation en réglant au propriétaire le montant supplémentaire.
Comment effectuer une régularisation de charges ?
Pour faire une régularisation des charges, il est nécessaire d’envoyer au locataire un décompte attestant des charges réelles afin de déterminer si le propriétaire ou le locataire est redevable de la différence entre les charges réelles et le forfait estimatif payé mensuellement.
Quelles charges répercuter au locataire ?
Le propriétaire est en droit, selon la loi, de répercuter sur le locataire un certain nombre de charges liées aux employés d’immeuble et aux gardiens, aux ascenseurs, à l’eau et au chauffage, aux parties communes intérieures et extérieures et aux différentes taxes et redevances.
