Stop aux quittances de loyer bâclées !
Mode d’emploi pour des quittances solides et sans litige
Oui, c’est un simple papier.
Oui, ça tient en une page.
Mais est-ce anecdotique pour autant ?
Absolument pas.
La quittance, c’est une preuve de paiement.
Et qui dit preuve, dit engagement.
Engagement = gros problèmes en vue en cas d’erreur.
Une quittance mal faite, c’est le risque d’attester NOIR SUR BLANC qu’un loyer a été payé, alors que non.
Et pourtant, beaucoup de bailleurs foncent tête baissée.
Par automatisme.
Par gentillesse.
Et se retrouvent à courir après un loyer qu’ils ont eux-mêmes déclaré payé (et légalement en plus).
Alors non, la quittance de loyer, ce n’est pas une formalité.
C’est une arme à double tranchant.
Bien utilisée, elle protège. Mal utilisée, elle se retourne contre vous.
Dans cet article, je vous montre comment éviter les erreurs qui peuvent vous coûter cher.
Simple, clair, efficace.
📌 Vous êtes propriétaire bailleur ?
📌 Vous gérez vos biens vous-même ?
📌 Vous voulez éviter les faux pas ?
📌 Vous êtes juste curieux d’en apprendre plus ?
Alors vous êtes au bon endroit.
BONUS : à la fin, je vous révèle comment gérer vos quittances de loyer sans effort et sans erreurs ! Je vous propose même un modèle de quittance de loyer entièrement gratuit !
La quittance de loyer est un document écrit que le bailleur fournit à son locataire pour attester que ce dernier a bien réglé son loyer ainsi que les charges associées à la location.
En d’autres termes, c’est un reçu officiel qui prouve le paiement du montant dû.
Ce n’est pas juste un bout de papier, mais une preuve légale de la bonne exécution de l’obligation de paiement.
La quittance de loyer doit comporter certaines mentions obligatoires pour être valide, telles que :
La quittance de loyer peut être donnée sous forme papier ou électronique, tant qu’elle contient ces informations essentielles.
Oui et non 🤓 (ça vous aide, pas vrai ?)
Non, en principe la quittance de loyer n’est pas obligatoire. Si votre locataire ne vous la demande pas, vous n’êtes pas tenu de l’envoyer tous les mois pour chaque paiement reçu.
Par contre, lorsque le locataire en fait la demande, délivrer une quittance de loyer devient obligatoire. Vous ne pouvez pas refuser de l’éditer.
🛑 ATTENTION : je parle bien du cas où le locataire a payé son loyer et ses charges et qu’il vous réclame la quittance de loyer. Dans cette situation, il faut lui en délivrer une. Si votre locataire n’a pas payé son loyer et ses charges et qu’il vous réclame la quittance, surtout ne lui envoyer pas ! Cela reviendrait à attester du bon paiement… qui n’a jamais eu lieu.
Parfois, le contrat de bail prévoit directement qu’une quittance de loyer sera délivrée automatiquement chaque mois.
Vous pouvez également prendre l’initiative de l’envoyer systématiquement, même si votre locataire ne vous l’a pas demandé.
La quittance de loyer permet au locataire de prouver qu’il a bien payé son loyer et ses charges. Le plus souvent, ce document est demandé par les propriétaires pour la conclusion d’un contrat de bail, afin de vérifier la solvabilité du locataire.
💡 Généralement, pour monter un dossier de location, les trois dernières quittances de loyer sont requises.
Quand délivrer la quittance de loyer à son locataire ?
Si vous avez convenu avec votre locataire qu’une quittance de loyer serait envoyée chaque mois, vous pouvez éditer la quittance dès que le loyer et les charges ont été payés.
Si rien n’a été convenu, mais qu’un jour votre locataire vous demande une (ou plusieurs) quittance, vous devrez lui adresser dans un délai raisonnable (pas besoin de se précipiter, mais on évite de le faire poireauter des semaines entières).
Il existe plusieurs moyens pour envoyer une quittance de loyer à votre locataire :
Certains locataires préfèrent recevoir une version papier de leur quittance de loyer.
Dans cette situation, l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception est idéal pour être certain que le locataire l’a bien reçue.
Mais bon, bonjour les frais supplémentaires chaque mois (pour pas grand-chose).
Vous avez un modèle numérique, il suffit de le remplir dès que le paiement du loyer et des charges est reçu, puis de l’envoyer par mail à votre locataire.
C’est déjà plus rapide, efficace (et gratuit) qu’une quittance de loyer envoyée par courrier.
Les mails, c’est bien, mais c’est chronophage.
Il faut bien vérifier que le loyer a été versé, puis éditer la quittance, puis l’envoyer.
Ça devient d’autant plus compliqué si vous êtes propriétaire bailleur de plusieurs biens.
Avec notre logiciel de gestion locative, vos quittances de loyer sont générées puis envoyées automatiquement lorsque le loyer est payé, à la bonne date et avec toutes les informations nécessaires (pas mal non ?).
Une quittance de loyer doit obligatoirement comporter les informations suivantes :
Donc, on évite le bout de papier griffonné à la va vite avec écrit « loyer payé », ça ne suffira pas.
Au fait, que dit la loi ?
La loi encadre précisément la délivrance des quittances de loyer.
C’est encore et toujours la loi du 6 juillet 1989 sur les baux d’habitation, on ne change pas une équipe qui gagne 😉
Donc, son contenu ainsi que l’obligation de fournir ce document au locataire à sa demande sont des obligations légales.
La loi précise également que vous ne pouvez pas inclure de frais supplémentaires pour la délivrance de la quittance.
Donc, une quittance, c’est toujours gratuit !
Pas.
De.
Quittance.
Au risque de me répéter (c’est pour votre bien, je vous assure), la quittance de loyer ne doit être délivrée par le bailleur QUE lorsque le loyer ET les charges ont été entièrement payés.
C’est la situation idéale, votre locataire est bon payeur, tout est en ordre, vous délivrez la quittance.
Ensuite, deux situations un peu plus délicates peuvent se présenter à vous :
Par exemple, sur les 1200 euros de loyer et les 100 euros de charges, votre locataire a seulement payé 800 euros. Dans ce cas, il faut éditer un reçu de paiement, avec les éléments suivants :
Dans ce cas, c’est extrêmement simple : vous ne délivrez rien. Même si le locataire vous le demande. Ni quittance, ni reçu. Nada.
Modèle de quittance de loyer
Comme promis, je vous fournis un modèle entièrement gratuit de quittance de loyer !
La quittance de loyer, indispensable pour une bonne gestion locative (et ultra simple avec Monsieur Hugo !)
Pour résumer :
Il ne vous reste plus qu’à mettre en place un système d’envoi de quittances de loyer simple et efficace pour éviter tout problème avec vos locataires.
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✅ La quittance de loyer est éditée automatiquement dès que le loyer est payé
✅ La quittance de loyer est envoyée directement par mail au locataire
✅ Enorme gain de temps et de charge mentale, surtout si vous avez plusieurs locataires
)
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