Les articles que je publie dans ce blog tournent en très grande majorité autour du propriétaire : comment calculer sa rentabilité, comment fixer son loyer… Non pas que ce qui concerne le locataire ne m’intéresse pas car il est bien entendu au centre du système. Mais en tant que professionnel au service du propriétaire bailleur, il m’est plus évident d’axer mes articles sur les avantages que les investisseurs immobiliers peuvent tirer de la location.
Pourtant il y a un sujet, pour lequel il est difficile de ne donner des conseils qu’au propriétaire. Tant il est de l’intérêt du locataire et du bailleur de faire de cette étape importante, une priorité à laquelle il faut apporter le plus grand soin.
Je veux parler de l’état des lieux.
Mais dans l’article qui suit, je ne vais pourtant pas vous expliquer dans les détails l’importance de l’état des lieux, ni pourquoi en faire un ou combien ça coûte… je vous redirige pour ça vers le dossier que je lui ai consacré : « Propriétaire, comment établir un état des lieux ?«
Dans cet article, je vais plutôt mettre l’accent sur les erreurs à éviter lors de l’état des lieux, qu’il s’agisse de celui de l’entrée ou celui de sortie. Les 2, vous le verrez, étant étroitement liés.
Car tout comme pour la rédaction d’un bail, vous devrez être attentif et vigilant à ce que vous y noterez et aux énonciations faites par votre locataire. Cela vous évitera des litiges en cours et en fin de bail.
- Ne pas faire d’état des lieux
- Bâcler ou faire rapidement votre état des lieux
- Faire l’état des lieux sans que toutes les conditions soient réunies
- Ne pas prendre de photo
- Ne pas utiliser un formulaire pré-établi
- Refuser de modifier l’état des lieux
- Ne pas conserver l’état des lieux
- Ne pas relever les compteurs
- Faire l’état des lieux sans le locataire
- Ne pas signer l’état des lieux
1. Ne pas faire d’état des lieux
L’état des lieux est obligatoire. La loi Alur qui est venue améliorer la loi du 6 juillet 1989 a fixé par décret les modalités de l’état des lieux. Mais…
1.1 Si vous n’avez pas établi d’état des lieux l’entrée
Si aucun état des lieux n’a été établi à l’entrée, votre locataire est supposé avoir reçu le logement en bon état et ce même s’il ne l’était pas… Que ce soit par oubli ou par refus du locataire. Il sera alors tenu de réparer toutes les dégradations même si elles étaient présentes à son entrée.
Je ne vous recommande pourtant pas d’ « oublier » d’établir l’état des lieux, car cette règle ne s’applique pas si votre locataire :
- peut apporter la preuve (par tout moyen) que la dégradation était déjà présente avant sa prise de possession des lieux;
- prouve que vous, bailleur, avait refusé de dresser l’état des lieux d’entrée.
Ce sera alors à vous d’apporter la preuve du bon état initial du logement.
Et dans ce cas, c’est vous qui ne pourrez demander aucune réparation au locataire pour d’éventuelles dégradations que vous auriez constatées en fin de bail.
1.2 Si aucun état des lieux n’a été établi à la sortie
À la sortie du locataire, l’état des lieux vous permet de comparer et de retenir, si besoin, une partie du dépôt de garantie pour remettre le logement en état.
Si aucun état des lieux n’est établi à la sortie, la loi présume que le locataire vous a rendu le logement en bon état. Ce sera alors à vous d’apporter la preuve contraire.
Il vous faut donc faire l’état des lieux de sortie que ce soit en sa présence, ou si votre locataire le refuse, en son absence.
1.3 Si une des parties refuse d’établir l’état des lieux
Si votre locataire refuse de procéder à l’état des lieux d’entrée ou de sortie mais que vous demandez à ce qu’il soit fait, vous pouvez faire appel à un huissier.
L’huissier vous convoquera avec votre locataire 7 jours à l’avance, par lettre recommandée. Il procédera le jour convenu à l’état des lieux en votre présence et celle du locataire.
Toutefois, d’un point de vue légale, la présence de 2 parties n’est pas obligatoire. Elle est cependant conseillée. En cas d’absence que ce soit pour un état des lieux d’entrée ou de sortie, si c’est vous qui êtes absent, vous vous verrez alors imposer le contenu de l’état des lieux dressé par l’huissier.
En étant présent, vous pourrez formuler d’éventuelles réserves au procès-verbal.
Le coût du constat locatif demandé par l’huissier pour l’établissement de l’état des lieux, sera fonction de la superficie du logement et le montant total sera partagé pour moitié entre vous et le locataire sans excéder pour le locataire 3 € par m² de surface habitable (article 2 du décret n° 2014-890 du 1er août 2014) – montant révisable chaque année.
2. Bâcler ou faire rapidement votre état des lieux
L’état des lieux est une étape, vous l’aurez compris, très importante !
La loi Alur impose depuis le 1 juin 2016 d’utiliser le même document lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie. Ce document unique devra comporter pour chaque pièce du logement une colonne « à l’entrée du locataire » et une colonne « à la sortie du locataire ».
Vous pourrez utiliser librement soit un support papier, soit un support numérique.
Il n’est toutefois pas strictement interdit d’utiliser 2 documents distincts pour réaliser les 2 états des lieux toujours sur un papier libre ou sur un formulaire pré-rempli. Les 2 documents devront alors avoir une présentation similaire et permettre la comparaison de l’état du logement constaté à l’entrée et à la sortie des lieux par le locataire.
Pour chaque pièce et chaque équipement, vous devrez prendre le plus grand soin à la description en spécifiant si l’état est « très bien », « bien », « moyen » ou encore « mauvais ».
Mais ne vous limitez surtout pas à ces informations bien trop générales. Soyez le plus précis possible dans les commentaires afin d’éviter les interprétations au moment du comparatif entre l’état des lieux d’entrée et de sortie.
Car moins vous détaillerez votre état des lieux d’entrée et plus les répercussions seront importantes sur le remboursement du dépôt de garantie.
Préférez par exemple à « moquette en mauvais état », une description détaillée telles que moquette sale, trouée et/ou déchirée ou moquette tachée de vin…
Si vous louez un meublé, pensez à bien noter la présence du mobilier mis à disposition du locataire et l’état des équipements (appareils électroménagers, literie, vaisselle, outils, linge de maison, tapis…).
3. Faire l’état des lieux sans que toutes les conditions soient réunies
Cela va de soi mais toutes les conditions doivent être réunies pour pouvoir établir un état des lieux correctement.
Je vous conseille par exemple de vérifier lors de l’état des lieux d’entrée que l’eau et le gaz ne soient pas coupés. Ou pour un état des lieux d’entrée ou de sortie fait de nuit ou dans un logement sombre, vérifiez que l’électricité fonctionne. Si ce n’est pas le cas, essayez de reporter l’état des lieux ou prévoyezun moyen d’obtenir une luminosité suffisante.
Car de bonnes conditions d’éclairage vous permettront à vous ainsi qu’à votre locataire d’identifier plus aisément des défauts ou des dégradations.
Car le locataire pourra, si l’ensemble des conditions n’est pas réuni, émettre des réserves.
4. Ne pas prendre de photo
Je vous recommande que vous soyez bailleur ou locataire de prendre des photos et de les joindre au document d’état des lieux. Le décret de la loi Alur du 30 mars 2016 l’autorise.
Ces photos viendront compléter les observations figurant sur le document type. Cela pourra vous éviter des conflits et/ou des contestations en fin de bail.
Toutefois pour vous assurer de la validité des photos, elles devront être signées par les 2 parties. Je vous recommande soit :
- d’imprimer les photos, de les dater et de les signer avec votre locataire,
- de les envoyer par mail au locataire en lui demandant d’en accuser réception.
5. Ne pas utiliser un formulaire pré-établi et une grille de vétusté
Le décret du 30 mars 2016 précise que les états des lieux d’entrée et de sortie doivent être réalisés sous la forme d’un document unique. La loi Alur parle également d’une grille de vétusté. Toutefois, elle ne prévoit pas de document type. Mais elle en impose les contours.
La grille de vétusté prévue dans le décret de 2016 permet de prendre en compte la notion de vétusté du logement. Elle définit la vétusté comme :”l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement”.
Comme je vous l’indiquais, même si le décret n’impose pas une grille de manière précise, il prévoit quoi qu’il en soit que les locataires et les propriétaires pourront convenir de l’application d’une grille de vétusté dès la signature du bail.
Cette grille devra définir au minimum, pour les principaux matériaux et équipements du bien loué :
- une durée de vie théorique,
- des coefficients d’abattement forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives auxquelles serait tenu le locataire.
C’est pour cela que je vous recommande de choisir un modèle type d’état des lieux avec sa grille de vétusté pour être conforme à la loi. Vous aurez la certitude d’y trouver toutes les rubriques obligatoires.
Je vous proposerai d’ailleurs très prochainement un état des lieux avec une grille de vétusté.
6. Refuser de modifier l’état des lieux
Le locataire, et c’est la loi, dispose d’un délai de 10 jours à compter de l’établissement de l’état des lieux d’entrée pour demander au propriétaire de modifier le document s’il constate lors des premiers jours d’occupation des points qui n’y auraient pas été notés.
Le délai est même poussé au premier mois de chauffe si le locataire, constate des défauts dans le système de chauffage (art. 3 de la loi du 6 juillet 1989).
Il devra vous faire parvenir sa demande, qui reprendra les défauts constatés, par lettre recommandée avec accusé de réception.
En l’absence de contestation de votre part, le courrier est à annexer à l’état des lieux établi précédemment.
En cas de refus de votre part, le locataire est en droit de s’adresser à la commission départementale de conciliation.
7. Ne pas conserver l’état des lieux
L’état des lieux doit être établi en 2 exemplaires :
- 1 pour vous,
- 1 pour votre locataire.
Vous devez conserver précieusement votre copie et joindre impérativement l’autre exemplaire de l’état des lieux au bail adressé au locataire.
Charge par la suite à vous et à votre locataire de bien conserver ce document.
Je vous recommande pour plus de sécurité de le scanner et de le sauvegarder ou de vous l’envoyer sur votre messagerie électronique.
Si vous voulez en savoir plus sur le bail, je vous recommande cette article : Comment bien rédiger votre bail de location sans vous tromper ? [word à télécharger gratuitement]
8. Ne pas relever les compteurs
Ce n’est pas obligatoire mais c’est une recommandation. Je vous conseille de noter précisément les relevés de compteurs d’eau, de gaz et d’électricité directement sur le document à l’entrée et à la sortie du locataire.
Cette précaution, validée par les 2 parties dans l’état des lieux d’entrée, évitera toute contestation ultérieure.
9. Faire l’état des lieux sans le locataire
L’état des lieux pour être valide doit être établi de manière “contradictoire” c’est-à-dire approuvé, daté et signé par le propriétaire et le locataire.
Vous devrez par la suite remettre au locataire un exemplaire de l’état des lieux.
La loi en donnant ce caractère contradictoire à l’état des lieux, vous empêche de le dresser sans le locataire. Car les 2 parties doivent approuver les éléments mentionnés dans l’état des lieux, la signature de chacun d’entre eux doit y figurer.
Un état des lieux établi unilatéralement par le propriétaire ou le locataire est légalement inopposable à l’autre et n’a donc aucune valeur.
La seule exception qui vous permettrait d’établir le constat sans le locataire serait s’il refuse d’être présent ce jour-là. Cela peut être par exemple s’il a quitté le logement sans vous en aviser et sans vous laisser ses coordonnées.
Mais vous ne pourrez le réaliser seul. Vous devrez recourir à un huissier qui dressera un constat de l’état du logement (Cour d’appel de Versailles, arrêt du 30 mars 1990).
10. Ne pas tester les appareils ménagers, le chauffage, les sanitaires…
Prendre le temps de faire l’état des lieux, c’est très bien mais tout vérifier c’est encore mieux : eau chaude, chasse d’eau, four, plaques électriques, radiateurs, joints sous l’évier, appareils ménagers… Votre locataire et vous devez prendre le temps de tout tester lors de l’état des lieux d’entrée.
S’il a le moindre doute, le locataire pourra émettre des réserves sur leur bon fonctionnement, surtout si l’électricité est coupée. Si un appareil s’avérait défectueux, vous seriez alors tenu de le remplacer ou de le faire réparer à vos frais.
Conclusion
L’état des lieux, vous l’aurez compris, n’est pas une simple liste sur laquelle on coche des croix. Il s’agit d’un constat objectif du logement à un instant T que ce soit pour l’arrivée et au moment du départ du locataire.
Le réaliser avec le plus grand soinpermet alors d’éviter des litiges pendant le bail mais également en fin de location.
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