On sait tous ce qu’est une quittance de loyer. Par contre, on sait moins que son envoi au locataire n’est pas obligatoire.
Dans l’article qui suit, je vais simplement vous rappeler les principaux éléments à savoir pour établir votre quittance et comment l’adresser au locataire.
1- Définition de la quittance de loyer
2- Quelles sont les mentions obligatoires dans la quittance
3- Quand et comment remettre la quittance de loyer ?
4- La quittance de loyer électronique
1. Définition de la quittance de loyer
La quittance de loyer pour bail d’habitation est le document que vous transmettez en tant que bailleur à votre locataire et qui atteste que le loyer a bien été payé par le locataire.
Le document est le même qu’il s’agisse d’un bail de location vide ou d’un bail de location meublée.
2- Quelles sont les mentions obligatoires dans la quittance ?
Votre quittance doit comporter certaines mentions obligatoires :
- le nom et les coordonnées du locataire ;
- la date d’émission de la quittance ;
- le montant total des sommes versées par le locataire, en distinguant le montant du loyer et le montant de la provision pour charges payée tous les mois ;
- le mois ou la période correspondant au paiement.
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3- Quand et comment remettre la quittance du loyer ?
La quittance de loyer doit être transmise au locataire dès qu’il s’est acquitté du paiement de l’intégralité de son loyer et de ses charges.
Notez bien la différence entre une quittance de loyer et un reçu.
-Le reçu doit être remis au locataire dans le cas où celui-ci effectue un paiement partiel du loyer.
-La quittance quant à elle atteste du paiement intégral du loyer et des charges.
L’envoi d’une quittance de loyer chaque mois au locataire n’est pas une obligation pour le bailleur. Par contre, la quittance de loyer doit être remise gratuitement au locataire du logement qui en fait la demande. Le propriétaire ne pourra donc pas refacturer au locataire les frais d’envoi par courrier de la quittance de loyer.
L’article 4-P précise qu’est réputée non écrite toute clause « qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d’expédition de la quittance ».
En pratique, la quittance peut valablement être envoyée par la Poste mais aussi par mail via internet ou par fax.
4- Quittance de loyer : l’envoi dématérialisé
La loi ALUR a introduit une nouvelle disposition autorisant “la transmission dématérialisée de la quittance”.
Toutefois, il existe une condition, vous devez obtenir l’accord préalable du locataire (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 modifié par LOI n°2014-366 du 24 mars 2014 – art. 6).
5-Comment gagner du temps en n’envoyant plus vos quittances ?
Est-ce réellement possible ?
Comment répondre favorablement à mon locataire qui vient de me solliciter pour avoir une quittance ?
Tous les propriétaires considèrent que la rédaction d’une quittance tous les mois leur prend du temps.
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Conclusion
Adressez si vous le pouvez votre quittance par e-mail.
C’est un geste pour l’environnement et une économie d’argent.
Monsieur Hugo vous permet de dématérialiser son envoi.
A très vite,
Bruno, fondateur de Monsieur Hugo
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